Assistante de direction (H/F)

La direction des services et des réseaux compte près 600 agents, titulaires (corps administratifs, des bibliothèques, des métiers d'art, d'études et de recherche) et contractuels (professionnels des systèmes d'information, du numérique et des données, opérateurs de numérisation, entre autres). Ses services sont répartis sur quatre sites (site François-Mitterrand, site Richelieu, centre technique de Sablé-sur-Sarthe, centre technique de Bussy-Saint-Georges).

La direction des services et des réseaux contribue à la réalisation de plusieurs missions statutaires de la Bibliothèque nationale de France. Elle est responsable du dépôt légal physique et numérique et de la préservation physique et numérique des collections. Elle assure le pilotage et la mise en œuvre de la politique des données de l'établissement, de leur production à leur diffusion, en passant par leur préservation et leur valorisation (bibliographie nationale, catalogues, Gallica). Elle met en œuvre la politique de coopération avec les bibliothèques et institutions documentaires françaises. Elle conçoit, développe et assure le maintien en condition opérationnelle des systèmes d'information et pilote la politique de transformation numérique, ainsi que la feuille de route IA. Elle assure les prestations de numérisation, reproduction, archivage et fourniture de données et contenus numériques pour tiers.

L'équipe de direction est constituée d'une directrice, de deux adjoint(e)s à la directrice et de six directrices et directeurs de département (département du dépôt légal, département des métadonnées, département de la conservation, département de la coopération, département des systèmes d'information, département images et prestations numériques).

Missions et activités permanentes :
L'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la directrice des Services et des réseaux et exerce les missions suivantes :

Secrétariat de direction :
- organiser l'agenda de la directrice, préparer ses rendez-vous et réunions
- assurer l'accueil téléphonique et l'accueil sur site des interlocuteurs de la directrice
- gérer les courriels et courriers de la directrice, veiller au respect de la qualité et de la conformité des documents soumis au visa de la directrice, suivre le circuit des parafeurs
- organiser les déplacements de la directrice et ses adjoints
- assurer le lien avec les assistants et assistantes des directeurs de département, des membres du CODIR, et en particulier du directeur général et du président

Coordination des activités de l'équipe de direction :
- s'assurer du respect du calendrier des principales échéances
- organiser les réunions entre les membres de l'équipe de direction
- organiser la circulation et la diffusion de l'information
- correspondant(e) GAIA : gestion de l'attribution de droits informatiques et d'équipements
- correspondant(e) GTA : gestion du temps de travail
- gestion des locaux, des matériels et des fournitures
- constitution, classement physique et archivage numérique des dossiers, en lien avec la mission archives

Organisation et coordination des évènements internes de la direction (Forum DSR, séminaire annuel des encadrants, matinée de la conservation, journées d'études) :
- recherche des prestataires et des lieux, réservation des salles, demande de devis, commandes traiteur, coordination sur place le jour de l'événement.