Référent administratif et financier (H/F)

Le GIP FCIP est le Groupement d'Intérêt Public pour la Formation Continue et pour l'Insertion Professionnelle de l'académie de Toulouse. Il détermine sa stratégie à partir des trois orientations de région académique :
- Réaffirmer la place des structures de l'Éducation nationale comme acteurs du développement des territoires ;
- Construire le réseau de la région académique de la formation professionnelle avec l'ensemble des acteurs ;
- Adapter les organisations et préparer les personnels pour faire face aux mutations internes et externes.

Missions du poste :

Accueil et information
Gestion des appels téléphoniques et des courriels, accueil des bénéficiaires,
Traitement des devis et conventions : envoi de devis, préparation de dossiers de financements de bénéficiaires.
Renseignement et actualisation mensuelle de tableaux de suivi des recettes et des dépenses,
Assurer une veille régulière sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.) afin d'identifier les tendances, les actualités du secteur de la formation et de la VAE, ainsi que les initiatives d'acteurs similaires
Contribuer à la valorisation des actions du DAVA en participant à la diffusion de contenus

Suivi administratif des prestataires et des jurys
Constitution, mise à jour et suivi des dossiers administratifs des intervenants et membres de jurys (collecte et vérification des pièces justificatives)
Préparation et gestion des actes administratifs liés aux prestataires / jurys (désignation, convocations, documents réglementaires)
Organisation administrative et logistique des sessions de jurys de certification (planification, réservation, coordination)
Élaboration et envoi des convocations aux membres de jurys et aux candidats
Préparation des dossiers de jury (listes de candidats, supports, documents nécessaires au bon déroulement des sessions)
Suivi des émargements, procès-verbaux et transmission des résultats aux services concernés
Collecte et contrôle des éléments nécessaires à la rémunération des jurys (présences, états d'émargement, pièces justificatives)
Interface avec le service de gestion financière pour la transmission des éléments nécessaires à la mise en paiement
Mise à jour des tableaux de suivi des dépenses liées aux prestations et aux jurys
Elaboration et actualisation des tableaux de suivi (prestations, jurys, .)

Logistique et achat
Réservation de salles et de matériel
Réalisation des achats de fournitures administratives, pédagogiques et autres nécessaires au bon fonctionnement des activités

Participation à la démarche qualité
Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité
Participation à la rédaction de procédures, instructions, formulaires
Classement de documents dans l'espace collaboratif (sharepoint)

Conditions :
Catégorie B
Diplôme minimum requis : bac à bac+2
Type de contrat : CDD renouvelable
Quotité : 100%, soit 39h10 par semaine
52 jours de congés
Emploi basé dans els locaux du GIP FCIP (site Arènes)